О пользе презентаций

Важным элементом каждой преуспевающей фирмы в наше быстро развивающее время, является презентация, которая обычно является неотъемлемой частью любой деловой встречи или конференции. Воздействие презентации очень большое. Это и первое впечатление о той информации, которая предоставлена, и, если все пройдет успешно, первое знакомство для дальнейшего делового сотрудничества. Другими словами это небольшая самореклама, которая показывает все положительные стороны компании, товара или услуг.

В основном информацию о проведении какой-либо презентации, дают в средствах массовой информации, чтобы каждый желающий мог свободно посетить ее. Чтобы презентация была успешной, к ее подготовке и созданию подключают множество профессионалов. Заранее обговариваются сроки и место проведение. А уж если она является частью международной встречи бизнес-элит, то подготовку в организации деловых конференций такого уровня необходимо доверить не просто профессионалам, а именно специализированным компаниям, имеющие многолетний опыт работы с иностранцами и главное опыт в организации международных деловых встреч, симпозиумов, брифингов, конференций и т.п. Необходима команда готовая к всевозможным форс-мажорам и изменяющимся обстоятельствам. К тому же необходимо иметь специалистов по обеспечению высококачественных мультимедийных и кейтеринговых услуг, я уж не говорю о четко выстроенной логистики касающиеся проживания, передвижения в городе или стране, получению виз, оформлению различных документов, безопасности и многому другому.

А что касается презентаций, то обязательно нужно разработать сценарий этого мероприятия. Презентация не должна выходить за рамки (1-1,5 часов). В это время зрителям необходимо предоставить такую информацию, как: сведение об объекте презентации, можно создать слайды, небольшой фильм (10-15 минут). Все это время должно быть поделено на 2 части. А между ними небольшой фуршет, где будут уместно угостить гостей кофе или чаем, и чем-то сладким, либо небольшими канапе. Атмосфера должна быть не навязчивой, чтобы присутствующие ни в чем вас не заподозрили. Когда будет кофе-пауза, можно включить спокойную музыку и поговорить с гостями на различные темы, чтобы немного отвлечься от информации. После снова продолжить презентацию.

Если остается свободное время, его отводят для вопросов. Все желающие могу спросить о том, что их интересует, вопросы могут быть заданы в доступной форме по теме презентации. Помещение, где проводится это подобные мероприятие, оформляется плакатами с символикой фирмы. Гостям желательно выдать небольшие сувениры-подарки. Это могут быть календари, ручки, пакеты, записные книжки, значки, зажигалки и многое другое. На эти предметы наносят информацию, которую необходимо передать гостям. Это и название, и телефоны, и адреса, чтобы было напоминание о вашей компании.

Самым популярным является презентация товаров или продуктов. С помощью интерактивных средств можно донести до гостей (потенциальных клиентов и покупателей) очень полезную и правильную информацию по использованию разного рода продуктов. Чаще всего с помощью презентаций рекламируют машины, бытовую технику, новинки технического прогресса, или косметическую продукцию. Правила этикета также нам гласят о том, что по окончанию этого мероприятия будет уместным организовать продажу продукции, но только если это было указано с самого начала.